1. Responsable del tratamiento.
El responsable del tratamiento de datos personales es Epinova Group, NIT [NIT], con domicilio en [Dirección, Ciudad de Guatemala, Guatemala]. Para cualquier comunicación relacionada con el tratamiento de datos personales, el Cliente puede contactar al encargado de protección de datos al correo privacidad@epinovagroup.com.
2. Datos recolectados.
Epinova recolecta y trata los siguientes datos personales del Cliente:
- Datos de identificación: nombre completo, documento de identificación (DPI o pasaporte) cuando aplique para emisión FEL.
- Datos de contacto: correo electrónico, número telefónico, dirección postal cuando aplique.
- Datos académicos: universidad, carrera, semestre, nombre del trabajo de investigación, área temática.
- Datos financieros: información de pago necesaria para procesar transacciones (procesada por nuestros proveedores de pago Recurrente y Stripe — Epinova no almacena números completos de tarjeta).
- Datos técnicos: dirección IP, identificadores de sesión, datos de navegación recolectados mediante cookies.
Epinova no recolecta datos sensibles en el sentido del Artículo 9 numeral 6 del Decreto 57-2008 (origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas, salud, vida sexual) salvo que el contenido del trabajo de investigación los aborde temáticamente, en cuyo caso reciben tratamiento confidencial reforzado.
3. Finalidad del tratamiento.
- Atender solicitudes de cotización y consultas comerciales.
- Ejecutar el contrato de prestación de servicios y prestar los servicios contratados.
- Emitir factura electrónica conforme a la normativa SAT.
- Comunicar avances, entregables y cuestiones operativas del proyecto.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Atender derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.
- Mejorar la calidad del servicio mediante análisis estadístico anonimizado.
Epinova no utiliza los datos del Cliente para fines de marketing externo, publicidad de terceros, ni los cede a terceros con fines comerciales.
4. Base legal del tratamiento.
El tratamiento de datos personales se sustenta en: (i) el consentimiento expreso, previo e informado del Cliente al aceptar la presente Política y los TyC; (ii) la necesidad para la ejecución del contrato suscrito con el Cliente; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Epinova, particularmente en materia tributaria. Aplicamos como referencia el marco del Decreto 57-2008 (Ley de Acceso a la Información Pública) y la doctrina de habeas data desarrollada por la Corte de Constitucionalidad de Guatemala, en ausencia de una ley general de protección de datos personales en Guatemala.
5. Plazos de conservación.
- Datos académicos y de contenido del proyecto: hasta doce (12) meses después de finalizado el contrato, tras los cuales se destruyen o anonimizan.
- Datos contables, fiscales y de facturación: durante el plazo legal de cinco (5) años establecido por la normativa tributaria guatemalteca.
- Datos de marketing y CRM: hasta que el Cliente solicite su cancelación.
6. Destinatarios y transferencias internacionales.
Los datos del Cliente son accedidos exclusivamente por el equipo de Epinova autorizado y por los siguientes encargados de tratamiento, todos sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:
- Procesadores de pago: Recurrente, S.A. (Guatemala) y Stripe, Inc. (EE.UU.) para pagos internacionales.
- Proveedores de infraestructura tecnológica: servicios de hosting, almacenamiento en la nube y correo electrónico, ubicados en Guatemala y Estados Unidos.
- Asesores profesionales: contables, fiscales y legales bajo deber de secreto profesional.
Epinova NO vende, alquila ni cede datos a terceros con fines comerciales. Epinova NO transfiere ni comparte información con la institución académica del Cliente bajo ninguna circunstancia, salvo requerimiento judicial expreso.
7. Derechos del titular (ARCO).
El Cliente, como titular de los datos personales, puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos personales se tratan y con qué finalidad.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Cancelación: solicitar la supresión de datos cuando ya no sean necesarios o se haya retirado el consentimiento.
- Oposición: oponerse al tratamiento por motivos relacionados con su situación particular.
Procedimiento: la solicitud debe enviarse por correo electrónico a privacidad@epinovagroup.com indicando el derecho que se ejerce, identificación del solicitante y descripción de la solicitud. Epinova responderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. La cancelación de datos no procede cuando exista obligación legal de conservación (ej. obligaciones tributarias).
8. Medidas de seguridad.
- Cifrado en tránsito mediante protocolos HTTPS/TLS en todo el sitio web y portal cliente.
- Cifrado de archivos sensibles en reposo en la infraestructura de almacenamiento.
- Control de acceso por roles y autenticación de doble factor para el equipo interno.
- Copias de seguridad periódicas de la información operativa.
- Política interna de manejo de incidentes y registro de los mismos.
- Capacitación periódica del equipo en protección de datos y confidencialidad.
9. Política de Cookies.
El sitio web de Epinova utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación y analizar el uso del sitio. Distinguimos:
- Cookies necesarias: imprescindibles para el funcionamiento del sitio (sesión, preferencia de idioma). No requieren consentimiento.
- Cookies analíticas: miden el tráfico y el comportamiento agregado de los visitantes (ej. Plausible, Google Analytics si aplicara). Requieren consentimiento.
- Cookies de marketing: utilizadas para personalización publicitaria. Requieren consentimiento expreso.
El Cliente puede configurar las cookies en cualquier momento mediante el banner de consentimiento mostrado al ingresar al sitio o desde la configuración de su navegador.
10. Modificaciones a la Política.
Epinova podrá modificar la presente Política en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán en https://epinovagroup.com/privacidad y se notificarán por correo electrónico a los Clientes activos con al menos quince (15) días naturales de anticipación a su entrada en vigor.
11. Contacto y autoridad de control.
Para cualquier consulta, reclamación o ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, el Cliente puede dirigirse a privacidad@epinovagroup.com. En caso de no obtener respuesta satisfactoria, el Cliente puede acudir a la Procuraduría de los Derechos Humanos (PDH) de Guatemala, que ejerce funciones de control en materia de habeas data conforme al Decreto 57-2008.